Comment l'OCDE recommande la transparence pour les consultations en ligne

Les nouvelles technologies de la communication peuvent aider les citoyens à mieux comprendre les enjeux publics et à améliorer la qualité de leur participation à la vie publique. Les consultations publiques devenant une pratique courante dans l’Organisation, l'OCDE a mis au point un ensemble de recommandations afin de rendre les sondages publics en ligne les plus transparents et productifs possibles.

AVANT la consultation :

1. Le processus de consultation commence bien avant la consultation elle-même.

• Plusieurs mois avant la consultation elle-même, commencer à l’annoncer afin que les organisations concernées soient prévenues et s’y soient préparées.
• Demander aux organisations de la société civile (OSC) qui s’intéressent à vos travaux de faire circuler l’information.
• Demander aux délégations d'identifier les OSC concernées et d'annoncer la consultation.
• Demander de suggérer des organismes à consulter.
• Identifier les lettres d’information internationales qui traitent du sujet et leur demander d’annoncer la consultation.
• Relayer l’information par l’intermédiaire de canaux de communication (communiqués de presse, A la une de l’OCDE, etc.).

2. Identifier les organisations ayant l’expertise nécessaire et tenir à jour une base de données.

• Exploiter toutes les ressources possibles – Internet, OSC, membres de comités de l'OCDE, délégations permanentes – pour toucher les interlocuteurs les plus adaptés. Tenir à jour une base de données, qui, tout comme les listes de distribution, contiendra aussi les centres d’information et les sections régionales des OSC. Leur demander de diffuser l’information publiquement sur leurs propres sites web.

AU LANCEMENT de la consultation :

3. Expliquer la procédure de consultation et la manière dont seront traitées les réponses.

Un document de consultation devra être envoyé à vos contacts au moment du lancement de la consultation et publié sur votre site web. Il doit contenir les éléments suivants :

• Qui va utiliser les réponses et dans quel objectif.
• Une mention explicite du contact à qui envoyer les réponses, avec un nom, une adresse, un numéro de téléphone et un e-mail (le responsable du projet), bien en évidence.
• L’indication claire de la date limite de réponse, d’éventuels modes de contribution alternatifs et de la (ou des) langue(s) à utiliser de préférence dans les réponses.
• L’avertissement explicite que les réponses, ainsi que les noms et adresses des répondants, pourront être rendus publics sauf si ceux-ci demandent spécifiquement qu’ils soient tenus confidentiels.
• L’indication de la date et de l’adresse web où sera publiée la synthèse des réponses.

4. Simplifier le processus : fournir toute la documentation nécessaire.

• Fournir tous les documents utiles sur le sujet avec le questionnaire ou l’enquête en ligne. Non seulement cela permet un processus de consultation plus éclairé, mais en outre cela permet aux parties prenantes d’avoir une meilleure compréhension des problèmes.
• Inclure une synthèse exécutive bien écrite qui décrive les grandes lignes de l’enquête, afin que les personnes consultées puissent décider si la consultation les concernent ou non.
• Joindre les documents relatifs à une (des) consultation(s) antérieure(s) sur le même sujet, le cas échéant.
• Éviter le jargon et n’utiliser de termes techniques qu’en cas de nécessité. Expliciter les concepts complexes aussi clairement que possible et, si des termes techniques sont présents, inclure un glossaire.
• Poser des questions ciblées, et indiquer clairement sur quels points spécifiques vous souhaitez connaître l’opinion des répondants. Inviter les répondants à donner des éléments concrets à l’appui de leurs réponses. Signalez clairement s’il y a des domaines particuliers où leur contribution serait particulièrement intéressante. Les réponses seront plus utiles et plus centrées sur le sujet si les répondants savent sur quoi concentrer leurs efforts.

5. Prévoyez suffisamment de temps pour les réponses.

• Prévoir 8 à 12 semaines pour les réponses – et, tout aussi important, prévoir suffisamment de temps entre la fin de la consultation et la discussion formelle des résultats pour le dépouillage des réponses et leur synthèse sous une forme facile à comprendre. Lorsqu’une consultation est organisée pendant une période de fêtes, prolonger la période de réponses (jusqu’à quatre semaines supplémentaires).

APRÈS la consultation :

6. Faire l’analyse et la synthèse des réponses pour une discussion formelle et la publication sur le site web.

• Compiler et analyser les commentaires, puis rédiger une brève synthèse mettant en évidence les principaux points. Ce travail sera présenté pour une discussion formelle et publié sur le site web à l’issue du processus.
• L’analyse des réponses ne saurait se limiter à un simple comptage des votes. Une attention particulière doit être portée à d’éventuelles nouvelles approches de la question sur laquelle porte la consultation ; à d’autres éléments concernant l’impact des propositions ; et à la charge émotionnelle suscitée par la question chez des groupes de pression similaires.
• Tout mettre en œuvre pour que la discussion prenne en considération l’opinion du public.

7. Présenter les résultats au public sur le site web et par les autres canaux de communication

• La publication des réponses sur le site web ne suffit pas. Il importe également de présenter le produit final dans le cadre du débat, et, si possible, d’expliquer l’impact éventuel que l’opinion public a pu avoir sur la discussion.
• S’efforcer de publier la synthèse des réponses publiques sur le site web à l’issue du processus. D’autres formes de feedback pourront aussi être envisagées, comme une note sur le site web exprimant l'appréciation de la réponse du public ainsi que son impact.
• Fournir des informations sur les thèmes qui ont pu ressortir de la consultation et n’étaient pas couverts par les questions.
• Lorsque cela est possible, donner une synthèse des prochaines étapes du projet.
• Éventuellement, envoyer tout ou partie des éléments cités ci-dessus aux organisations qui ont contribué en diffuser l’information sur la consultation publique sur leur site web.

8. Évaluer votre efficacité.

• Inviter les répondants à donner leur avis sur le processus de consultation et à suggérer des moyens de l'améliorer.
• Indiquer explicitement les personnes à contacter si les répondants ont des commentaires ou des réclamations à faire concernant le processus de consultation. Il doit s’agir d’une personne n’appartenant pas à l’équipe qui a organisé la consultation.
• Dans la perspective de vos travaux futurs, considérer la pertinence, la portée et les thèmes couverts ainsi que le nombre et le type des commentaires reçus.